浅谈在招标投标各个环节中招标代理机构提高服务质量、打造自身形象的重要性

江苏省设备成套有限公司 陈育红

  我国的招标投标行业虽然是一个尚在逐步完善阶段的新兴行业，从事这一行业的人员越来越多，但由于目前电子招标投标的进一步推行，已经形成一整套的行之有效的机制，在其中：招标人、招标代理机构、招标监管机构、投标人、公证处、评标专家、造价管理处、住建委、公共资源交易中心、各种软件维护机构、招投标信息发布媒体等组成了每个项目的基本环节和因素。每个项目每个环节如果出了问题，都会影响到最终的结果。招标代理机构要把这些环节有效地串联起来，组织好每个环节的进行。

  招标人的主要风险在于没有选择到适合的招标代理团队，直接会影响到项目的工期、项目队伍的选择。目前，对于招标人对于招标代理团队的选择有采用网上抽签的方式，比选的方式和招投标的方式。一般在公共资源交易中心中，设立招标代理机构库是较为普遍的现象。但如果只能采用抽签方式选取招标代理服务的项目也即同时剥夺了招标人自行选择的权利。

  而招标代理机构的主要风险在于作为服务方，招标项目的获取和招标项目完成的质量都会构成影响到招标代理机构生存与发展的主要风险。随着国家关于招标代理机构选择与收费方式及收费标准的种种规定出台，都对招标项目的获取有着关键性的影响，如何适应这种形势的发展，是当前所有的招标代理机构面临的首要问题。招标代理机构不仅要完善自身的各项软硬件配置，还要努力提高自己对外的形象，增强自身的企业信用体系建设，打造单位和个人的诚信“品牌“，加入到各级招标代理机构库中，增加自己被挑选的机会，并且主动出击，在被选三选中后能让招标人选择自己。招标代理机构在被选中之前经常也会作为投标人接受招标人的挑选。这时就是招标代理机构根据项目展现自身服务能力的环节，不管是代理项目的业绩，代理人员的组成、收费价格确定方式的提交，都会构成接受挑选的重要因素。

在招标代理机构被选中之后，上述各个环节的工作都会由招标代理的服务工作进行有效的串联，直至最后确定中标人，订立合同。所以招标代理机构的服务质量尤其重要，与各方联系的及时性、有效性，招标文件的编制和审核、软件平台的操作使用、投标人的质疑和解答、操作平台系统上出现的新问题和新情况，对法律法规和地方性各项规定的理解和执行等等都会影响到一个项目的服务质量。由此造成我们俗称的信用问题，现在南京市的招标代理机构会有每个月的场内招标项目各环节完成质量的评估和评分，直接影响到企业的信用等级，也是促成招标代理机构人员在各个程序的提交时更加的谨慎和仔细。

  在招标代理机构提交文件的各个环节由招标监管机构进行审核，通常对于有着较好信誉的招标代理机构，对于法律法规和地方性各项规定的理解和执行非常到位，各项程序非常熟悉，招标监管机构核查通过的概率非常之高，这也会是一个良性循环的开始。

对于较好的招标标代理机构，招标投标的各个环节都是招标标代理机构打造和展示自身形象的一个良好的契机，不断地积累各方对自身的能力和信用的肯定，为自己加分。在这些环节中尤为重要的几点在于：

  一、更好地理解招标人的意图，制定好整体招标发包方案，具有可执行性，并在各个环节中充分与招标人沟通，让招标人参与到每个决策过程，配合好整体的招投标项目的开展。招标人会组织一些类似于交底的会议，表达自己的招标意图，要积极地参与，理解并体现到招标文件中。特别是招标文件中合同条款的拟定，更是对招标人意图的一个诠释，是中标人获得项目后与招标人的一个约定。一般，招标人对合同的相关条款也会有自己的思路，而招标代理机构会先提供一个大概的架构，以供招标人参考和修正。这个环节做好了，对以后的招标人实施项目的过程非常重要，也会让招标人认识到前期招标代理机构工作的质量和意义。加深对招标代理机构的印象，促进将来进一步的合作。

  二、加强对法律法规和地方性规定的理解和执行，应组织定时的学习和对最新文件的收集和整理、传达和应用。招投标法规自身也有一个逐步完善、逐步推行的过程。进年来，随着苏建规字4号文的推行和使用，江苏省又出台了苏建招〔2015〕6号文等进一步理解和推行4号文的相关文件。招标代理机构作为执行方，在做招投标业务的同时，也要不断地学习理解新的规定，才能更好地适应新的要求。

  三、加强对软件制作工具及平台的使用效率，经常会出现由于软件系统的问题而造成的问题。每次新的系统使用前，软件公司或平台会组织培训，需要更好地理解和把握新系统的使用。目前由于软件之间的不兼容性，经常会出现一些系统性的错误，会耽误到文件的生成和提交，需要招标代理机构与软件工具平台更充分地联系和沟通，提高效率。

四、对投标人的质疑解答，每个招标项目在开标前都有答疑环节，也即是一个投标人发现问题，招标人解决问题的一个重要环节。各方的思路不同，看问题的重点和角度的不同会引起对招标文件中相关问题的质疑，招标代理机构应在次环节中重视投标人的提问，与招标人共同解答好投标人的各类问题，为开评标扫清障碍。

  五、开评标环节的组织和参与。因开评标环节各方人员参与，招标代理机构是组织者，也是重要的参与者，开标前的组织和联系，开标时的服务与遇到突发事件的处理，开标后的中标公示等环节都需要认真仔细地筹备和解决。开标时最常遇到的是软件系统的问题，因为投标人上传或远程解密发生的影响到投标人资料无法在开标时顺利解密的问题，需要招标代理机构与公证处、公共资源交易中心平台、招标监管、软件制作开发方以及投标人的互动与合理合规的解决问题。评标过程会由评标专家来完成，招标代理机构在过程中也要做好相应的服务工作，因目前评标专家也是来自各行各业，对电子评标的系统使用和评标过程中对招标文件的理解时间紧，做出准确的判断需要集中注意力。招标代理机构要及时解决专家的系统操控等问题，方能让评标环节有条不紊地进行。

  六、中标人确定好，积极促成招投标双方的合同约谈和签订。通知好中标人进行各项关于打印中标通知书等事务的办理，送交招标人的盖章确认，与招标人的合同签订的各项事宜等的完成，都需要招标代理机构积极的推动。

  七、因为电子招标投标地推行，纸质文件越来越少，不管是招标文件初稿的拟定和确认修改到最后投标文件的上传等环节都是通过电子工具来实现，体现国家的环保前瞻性。包括在开标现场的纸质文件提交也已经逐步取消，招标代理机构在处理各个招标投标环节的工作时也逐步实现了无纸化办公，要注意电子文件的积累和保存，每个项目都是一个独立的个体，会有不同经验和体会，对下一次招投标项目的进行都会有不同的借鉴意义。

  只有在各个环节中一丝不苟，认真完成，才能在项目的运行和结束过程中获得各方的认同，为下一次的项目的获取和开展积累有效地信用“品牌”，使得招标代理机构获得更好地发展机遇。