高校工程货物采购前民主议事问题把控与思考

南京林业大学 高国民 黄学明臧 蓉 

南京信息工程大学 杨光友

  中国共产党第十八届中央委员会第四次全体会议公报提出：“健全依法决策机制，把公众参与、专家论证、风险评估、合法性审查、集体讨论决定确定为重大行政决策法定程序，建立行政机关内部重大决策合法性审查机制，建立重大决策终身责任追究制度及责任倒查机制。”不难理解这其中蕴含着对公众参与及程序合法的根本要求以及对民主集中与实践理性的科学追求。基于当前高校系统基本建设领域工程货物采供专业部门专项工作议事活动的客观实际，本文拟就建设工程货物采供业务专项议事过程中应该把控的相关问题进行思考分析，供与广大同仁共同探讨。

  1．招标采购前议事把控的主要问题

  1.1议事的程序与原则

  1.1.1坚持既定程序：“I-P-D-S-C不缺失不变形”

  在长期高校基本建设工程货物采供管的具体工作实践中，我们针对招标采购工程货物总结出了“I-P-D-S-C”采购前工作决策程序：即(1)项目负责人介绍“introduce”采购项目概况；(2)专项承办人对议事需要解决的“8W”问题作简要陈述“presentation”；(3)议事者逐项进行审议“deliberation”：(4)议事组织负责人总结“summary”汇总审议结论；(5)议事者签字确认“confirm”议事结论并备案归档。其中第二项所说需要陈述的“8W”问题是：(1)说明工程货物采购明细计划由谁“Who”提供?(2)说明为什么“Why”要进行相关采购?(3)说明准备采购什么“What”?(4)说明应用哪项资金“Which”实施采购[事业单位若应用不同性质(财政性资金、非财政性资金及其他资金)的资金采购工程与货物(是否属于采购依法制定的集中采购目录以内或者现行规定采购限额标准以上的货物、工程)，所适用的相关法规有所差异。如《招标投标法》及实施条例等法规：《政府采购法》及实施条例等法规，其采购程序、采购方式也有所不同]?(5)说明在哪里“Where”完成采购计划(在校内自行组织采购招标或校外有形市场公开采购招标)?(6)说明采购任务运作的适宜时间“When”(包括需求或者供应极限时间约定)要求?(7)说明安排给谁(whom)来承担并负责完成这项工作?(8)说明采购工作中选择什么方式方法“Way”操作招标采购?实践证实，规范科学的工作程序有利于采购工作的决策管理与实际推进并可获得良好的管理工作效率和社会效益。

  1.1.2坚守决策原则：“集体讨论与民主集中”

  作为具体高校采购人而言，在事关学校工程项目建设投资、质量、进度等重大或重要事项的采购决策时，基于当前形势需要普遍推行的是“公众参与、集体讨论、民主集中”的采购决策管理方针，而其中的“集体讨论与民主集中”可以说是实际采购管理工作中必须恪守的工作决策原则。集体讨论(一般高校会召集学校的纪检、审计、工会、财务、资产、招标、基建、后勤与物管等管理部门人员)就是要各方面参加人员畅所欲言、各展其能，进而在充分发扬民主的基础上注重集中各方意见、汇聚集体智慧，同时又在集中指导下再行民主协商，最终形成集合群众才智，创新科学方式的工作决策，从而在具体工作实践中真正体现集思广益的工作方略。

  1.2议事的内容与方法

  1.2.1议事内容：切中需求、有的放矢

  民主议事程序的专项议事内容，常常是相关职能部门比较重要、时间紧迫、事关民生、影响全局，且又已纳入部门规范化管理范畴的工作事项。进行专项议事时，应当切中议事的中心内容，有的放矢地就需要解决或者落实的问题逐一磋商说明，并力求得到符合客观要求、真正切实可行的结论与意见。防止议事者畅所欲言而离题万里、东拉西扯，逐步演变成“马拉松式”说事论事、事来事去过程。

  1.2.2议事方法：适用实采、量体裁衣

  具体问题具体分析是马克思主义的灵魂，具体专项议事不同的内容当然需要不同的方式、方法，有的议事内容可以凭借具体经办人的陈述和相关说明资料；而有的议事内容则需要提供公正第三方的证明资料(如检测报告、中标通知书等)；有的还需要提供经办人亲自拍摄的生产基地或者其要求生产设备、产品生产线的图片或影像资料等等来作为佐证。总之，在进行专项议事前需要对议事的方法予以针对性设计，根据具体专项议事的内容制定出符合采购项目具体要求、规范科学、操作精炼、高效可行的方式、方法，以实现“量体裁衣”、“量身定制”之构想。

  1.3议事的结论与备案

  1.3.1议事过程：谨防“一言堂”或“议而不决”

  总结过去建设工程货物采供专业工作决策前专项议事的经验，不难发现过去专项议事活动常有两个极端现象会发生：一个是领导定调、不议而决，由此呈现“长官意志”之“一言堂”现象；另一个是畅所欲言、众说纷纭，因此形成“议而不决”之“马拉松”情景。由此可见，针对专项议事主题，切实提高其工作效率是议事组织者于过程中必须把控的问题之一，实践中既要防止专项议事出现“走程序”的形式主义现象，同时也要防止“一言堂”或“议而不决”的非正常现象。

  1.3.2议事结论：应及时上报备案并依据前行

  当工程货物采购工作事前的专项议事形成了最终的共识与结论，就应当及时上报相关主管领导，并到其相关职能主管部门进行报备，以供具体采购经办部门能够依据其结论对相关工作加以适时推进、择机前行，避免必要行文资料或相关手续办理的长时间“在途旅行”，进一步提高工程货物采购决策的工作效率，同时也有效协调推进其工程建设开展，确保相关工程货物采购供应不影响其工程建设进度需求。

  2．管理者把控议事过程所需的思考

  2.1思考一：民主的广泛性与代表性应当兼顾

  众所周知，发扬民主需要公众参与，但是针对具体专业工作的专项议事而言，其民主广泛性的重要程度是不言而喻的，例如高校建设工程电梯项目采购前的专项议事，需要召集工程项目的设计终端用户、拟用物业管理者、电梯项目采购者、电梯项目设计者、工程建设管理者等各方代表，让他们代表各相关部门从各自的角度分别说明其实际要求与关注事项，避免项目竣工交付后留有各方面的众多遗憾。诸如电梯运行速度要求、拖动控制系统选择、停电自平层功能与防捣乱功能应用等项目的选择。试想，如果电梯采购专项议事时，只有采购者与终端用户代表，或者完全依照图纸设计而定，那么上述有关问题就可能难以在采购前予以思考并调整，从而最终留有遗憾。这里显然存在参与专项议事人员的广泛性与代表性问题，在广泛的基础上注意其代表性、在考虑其代表性的同时兼顾其代表的广泛性，需要议事组织者事先予以充分考虑并兼顾各方而为之。

  2.2思考二：过程的规范性与实效性应求并重

  全面依法治国的今天，我们必须恪守国家的法律法规、规章规范性文件以及本单位或部门事关重要或重大行政性与专业性工作决策的相关管理规定要求与既定工作程序，并且做到坚持规定程序不变形、坚守既定程序不超越，让程序保障操作过程的规范性与议事结果的合法合规性。专项议事的单纯规范性并非专项议事所追求的终极目标，它只是选择实现最终目标的过程形式，其既定目标是以不同方式与形态表现出的合法合规并符合预期的最后结果，历史经验证明任何事件事项的发展形成过程必然影响其最终结果，所以有人认为“过程影响结果”。面对专项议事活动的全过程，我们不仅要追求其科学规范，努力实现全程环环现科学、节节呈规范；还要注重其实际工作成效，让实践效果来佐证其工作规范目标的切实可行与预期收效，面对工程货物采购专项议事的规范性和实效性应求管理并重，防止偏侧。

  高校系统基建领域工程货物采购前相关专业工作的民主议事活动，粗略看起来并没有什么值得进行深入研究探讨的，但是为了科学规范高校系统工程货物采供前的专业化管理工作，进一步提选其采供优化方案、提高其采供工作效率、提升其采购管理社会效益，民主议事这一常规程序性工作就显得十分重要。它能让处于一线的采购管理者们尽早调整工程建设货物采供工作方案，把控其采供工作正确推进方向，稳步实现其科学规范、廉洁高效的管理目标。