代理机构如何赢得市场？

两项内功要苦练

口文／张  芊

背景资料

  A单位委托B代理机构对某工程项目进行招标，该工程投资金额2500万元，是当年的重点项目，A单位对该项目极为重视。

  考虑到该项目投资金额相对较小，且地点偏僻，施工成本大，B代理机构建议A单位采用资格后审方法，并适当降低对施工单位资质等级的要求，但遭到A单位的反对，该项目最终采用了资格预审的方法。

  不能说服A单位，又担心承担后续责任，B代理机构让A单位对相关公告和文件作了签字确认。B代理机构依照A单位要求发布了资格预审公告，有三家投标单位通过资格预审。

  开标当天，其中一家投标单位的保证金已汇出，但未按招标文件规定的时间到账；另一家投标单位未按招标文件的规定在开标时出具法人代表授权书。评标委员会判定上述两家投标单位的投标文件无效，本次开标失败。

  开标的失败，导致该工程项目工期推迟和延误，A单位表示不满。B代理机构项目组拿出项目整个过程记录；在招标文件中有关于投标保证金和开标时需随身携带法人代表授权书的详细描述，投标人未能按招标文件执行，与招标代理公司毫无瓜葛——整个项目过程记录完美无缺，B代理机构认为自己没有任何责任。

  对于这样的解释，A单位感到非常不满意，表示对B代理机构完全失去信任，并将后续招标项目另行委托给了其他招标代理机构。

问题分析

  B代理机构没有责任吗？

  客观地说，B代理机构严格按照招标人（A单位）的委托履行招标活动，严格做好过程记录，从表面上看并无错误。因为从《招标投标法》对招标代理机构的定义来看，“招标代理机构是指受招标人委托，代为从事招标组织活动的中介机构”。

  但是，招标代理机构不能简单、机械地对招标人的要求惟命是从，而是应帮助招标人拟定招标文件（受其委托的情况下可代理编制招标文件），依据招标文件的规定，审查投标人的资质，组织评标、定标工作，提供与招标代理业务相关的服务（包括提供与招标活动有关的咨询、代书及其他服务性工作）。从这个角度看，B代理机构在该工程项目中所做的工作也就难称尽职了。

  从上述实际案例中我们得知，招标代理机构实力的体现，不仅反映在专业人员数量和服务的质量上，更多地应是反映在对相关法律法规的灵活运用，并根据每个项目的实际特点向业主提出切实可行的建议，为业主提供专业与细致的服务。如何展现自身的特点，为业主做好招标服务工作是值得每个招标代理公司的工作人员认真思考的问题。

  招标代理机构应修炼哪些方面的内功？

  第一，精细化、人性化的专业服务能力。

  《招标投标法》界定招标代理机构是从事招标组织活动的中介机构，这就明确了招标代理机构属于服务行业。而服务行业的制胜关键点之一，就是“如何提供专业与细致的服务”——必须清楚在整个工作流程中如何让被服务者物有所值的感受；要学会站在被服务者的角度思考问题，考虑其不曾考虑到的问题。当然，招标工作必须维护好“三公诚信”原则，因此坚持应该坚持的观点和做法——这从一个侧面也体现了一个规范机构的专业与操守。

  打个比喻：有两家酒店，一家严格按照酒店管理规章按部就班地工作，而另一家在做好基本服务的同时，还针对每位顾客的不同要求提供针对性的服务。那么作为顾客来说，多数还是会喜欢这种人性化的关怀。

  同样的道理，业主委托招标代理机构进行招标，看重的是招标代理机构从业人员掌握着丰富的法律法规知识；同时，更看重招标代理机构丰富的工作经验。每个业主单位都希望招标代理机构能够对自己的项目给予足够重视，希望在招标过程中听到合理化建议。因此，招标代理机构应该将所掌握的政策法规结合工作经验，融会贯通地应用到每一个具体的招标项目中，为不同的业主提供个性化的支持和服务，而不是所有的招标项目不分服务对象与客观实际，生搬硬套各类行政法律法规走过程。

  结合上述背景资料，从工程项目招标工作开展之初商定招标方案时，B代理机构就应充分地分析项目特点，并立足于项目特点向业主提出合理化建议；针对项目特点，注意沟通方式方法，要耐心解释自己观点，在业主提出不同意见时，应进一步阐明之所以提出建议的原因，并坚持自己的主张。

  首先，要客观分析，提出合理化建议。在商定资格审查方式时，很多业主都喜欢采用资格预审的方法，因为他们认为这样会显得项目过程较为“正式”。可是，如果招标代理机构能够对项目的情况进行客观分析，向业主说明该项目的特点是“实施地点偏僻、工程利润不大”，并事先说明可能出现的后果“预计报名投标单位家数不会太多”，再向业主建议：本项目应采用资格后审的方法，这样有助于降低招标、投标成本，也不至于拒绝很多潜在投标人，且同样可以满足业主的需求。如此操作后，业主应比较容易接受招标代理机构的建议。

  其次，耐心解释，善意提醒。在商定资质要求的环节，作为招标人的A单位，为了突显工程项目的重要程度，采用大而全的方式，将资质等级设定得比较高。作为专业的招标代理机构，首先要理解业主对项目重视的心情，但不要盲从于业主这种大而全的资质设定。

  因为这样的资质设置会将一些资质等级低、但适合本项目的投标单位挡在“门槛”之外，这不但有违法律法规的相关规定，而且长期从事招标工作的经验也告诉我们，如果工程难度要求并不高，那一些资质一般的施工单位也可以令业主满意。因为往往基于对成本的考虑，资质等级高的投标单位并不一定在意这样的项目（该工程项目投资金额仅2500万元），即使参加投标，最终也可能将这些小项目转给下属的一些实力不强的工程队来完成，难以达不到业主最初期望的高资质、高质量。

  招标代理机构要适时将这些情况向业主提醒和解释，如果仅是因为担心与业主争执失去委托而没有尽到提醒的责任，可能导致整个招标项目的失败。如果是这样，即使是前期各方面服务都做得很好，但由于一项差错的产生，也可能会使所有的良好服务付诸东流。

  再次，注意沟通方式方法。在招标代理机构向业主提出合理化建议时，需要讲究方式方法。在说服业主的过程中，如果双方沟通的方法不对，不仅不能使业主信服，还容易形成争论的局面。这就需要招标代理机构的从业人员在平时加强学习，提升职业素质与修养。如若在双方沟通中能够方法得当、有理有据，告诉业主“为什么可以这样做、为什么不能那样做，依据的法律条文是什么”等等，就会令业主感觉到招标是一种严肃、相关法律约束的行为，招标代理机构的说法、做法是具有权威性的。

  第二，权衡法律法规与业主需求的能力。

  招标代理机构作为中介机构，所服务的对象不仅是业主，还有众多的供应商。

  客观地说，部分投标单位的确对招标代理机构有所敬畏，但这种“敬畏”是针对在招投标法律法规指导下的、严肃的招投标活动，而并非针对招标代理机构的某个人。招投标工作是需要招标人、招标代理机构和投标人共同经营的一个过程，缺少任何一方的配合都不能顺利进行。在这个过程中，招标代理机构起到的是联络、协调的桥梁和纽带的作用。那么，代理机构如何发挥好这个纽带作用呢？

  首先，先定范围，再发文件。上述背景资料中，B代理机构应建议A单位在确定好招标范围之后，再对外发布招标文件，这样不仅可以最大限度选择适合的投标单位，也可以使投标人减少修改工作量，确保招标项目的顺利进行。

  其次，耐心细致，完善细节。在招标过程中还有一些细节工作，现行法律法规中并没有规定招标代理机构必须去做。比如上述背景资料中提到的提醒投标人及时缴纳投标保证金、开标时携带法人代表授权书等工作。这些工作，对于招标代理机构的从业人员来说，不过是举手之劳的小事，但是对于投标人，特别是初次参与投招投标工作的投标人而言，就很有可能成为决定投标成败的关键因素了。对于这一点，在实际工作中也应给予注意，这也从侧面反映出一家招标代理机构的工作是否耐心而细致。要知道，在某些时候，这个项目的投标人可能会成为下个项目的招标人，在无形中还可以为招标代理机构带来潜在客户。

  最后，优质品牌服务，贵在细致入微。随着招标市场的不断完善，在未来的竞争中，价格和招标文件技术含量的差别正在逐步缩小，影响招标人选择招标代理机构的因素除了公司拥有相应的资质和业绩外，关键还是在既往项目中所提供的优质高效的品牌服务及良好的口碑。这种品牌及口碑来自于平日工作中的细致入微和一点一滴的积累，这种积累来自招标采购工作的不断创新、不断完善，注重微小细节的改进，也是来自招标人、投标人等社会方方面面对我们招标采购工作的认可，有道是：与人方便，与己方便——一个善意的提醒，为对方解决了一个潜在的问题。看似不经意的细节，却是招标代理机构服务成败的关键所在。