远程异地评标及异地谈判实务操作要点分析

中国石油集团长城钻探工程有限公司 蒋斌泉

摘要：与传统招投标对比，电子招投标交易平台具有操作便捷、降低成本等突出优势，因而得到广泛应用。2020年以来，随着抗击新冠肺炎疫情的需求不断强化，电子招投标交易平台的应用有了创新，即远程异地评标和远程谈判。笔者对此作初步分析，以期推动电子招投标的发展。

  关键词：远程异地评标;异地谈判

  近年来，电子招投标活动发展迅速。除了招标信息发布与专家抽取功能之外，一部分电子招标投标交易平台(以下简称“电子交易平台”)实现了招标方案审批、招标文件发售与澄清、投标文件递交、开标、评标、发放中标通知书、归档等功能，降低了成本，提高了效串。为解决人员远途差旅问题，各地开始尝试远程异地评标。2020年新冠肺炎疫情的客观环境像是一剂催化剂，迅速促进了远程异地评标应用的深入。一些企业在不增加开发成本的情况下，利用现有电子交易平台尝试组织远程谈判，取到良好效果。

  电子交易平台的创新应用之一:异地评标

  远程异地评标的第一种模式通常，评标委员会的全体成员集中到评标地点评标，当评委之间需要就评标项目讨论时，可以面对面无障碍交流。无论是评标专家还是招标人代表，如果有评委工作生活的城市与评标地点所在城市不同，则会发生差旅费。于是，有的代理机构通过避免抽取外地评标专家的方式，即将专家的抽取范围限定为评标地点所在城市，来控制评标成本。大型企业由于业务范围广泛或者附属机构较多，还要面对招标人代表差旅频繁的问题。尤其是2019年，石油天然气等行业面临复杂的市场环境，对企业的降本增效提出更高要求。为进一步控制成本，这些企业严控差旅，招标人/代理机构开始尝试远程异地评标。即招标人代表在一个地点， 评标专家集中在另一个地点，通过视频通讯软件沟通，双方都使用经国家认证的手写板完成全流程电子招标投标项目的评标报告签署。这种模式有一个无形的约束:签字的媒介-手写板。

  远程异地评标的第二种模式

  2020年春节正是国内新冠疫情严峻的时期，原计划春节后开标的大批项目不得不延期开标，招标工作出现两种截然不同的情况。一种是完全停滞。因为投标人无法到现场递交投标文件，部分投标人甚至存在装订投标文件的困难:或者因为招标人/招标代理机构没有足够多的场地，无法使评标专家分散在不同的评标室，保持安全距离，降低人员聚集的风险。另一种是企业的招标工作虽然较之前有所减少，但一直有序进行。因为这些企业的招标项目多采用了“全流程电子招标投标+远程异地评标”的组合方式，还打破了手写板的约束。后来，该模式发展到更新、更高的形式:招标人代表与评标专家都分散在不同的点，可能是家中或者办公室中，通过视频通讯软件沟通，各方通过手机应用软件完成全流程电子招标投标项目的评标报告签署，签字同样是经国家认证的有效数据电文。

  远程异地评标的三个关键点

  第一是全流程电子招投标。因为采用了全流程电子招投标的形式，投标人可以足不出户在电子交易平台上投标，解决了投标人无法装订投标文件或者无法到现场递交投标文件的问题。工作人员在电子交易平台完成开标、专家抽取、组织评标、结果公示和定标工作，只要给评委开放权限就能够评标，解决了招标人/招标代理机构场地不足的问题。

  第二是电子交易平台支持电子签名。远程异地评标使得专家能够分散评标，解决了人员差旅成本控制和聚集风险的问题。但如何让所有评委的签字都签署在评标报告中，并且保证签字的有效性?利用经国家认证的手写板签署电子签名是解决方案之一。没有手写板的情况下又该怎么办? 一些电子交易平台的技术人员利用互联网技术，找到了解决这一难题的办法，即通过手机应用软件远程扫码签字。

  第三是评标时的通讯软件。尽管每位评委都是独立评审的，但由于评委分散在不同的地方，有时仍然需要沟通讨论。如何实现异地评委之间的沟通?可借助网络通讯软件。

  电子交易平台的创新应用之二:远程谈判

  在新冠疫情的背景下，非招标采购项目的组织同样受到挑战。外地的供应商怎么参加谈判?谈判小组的成员不在同一个地点时怎么组织谈判?谈判报告怎么签署?得益于远程扫码签字的实现，一些企业受到启发，尝试利用电子交易平台组织远程谈判。具体操作为:相关方通过视频通讯软件沟通和谈判，在电子交易平台内记录谈判过程和结果，包括谈判供应商在内各方通过手机应用软件远程扫码签字确认谈判结果。

  实践中，注意事项有以下方面。

  首先是谈判供应商代表身份的核实。可要求谈判供应商将不涉及核心竞争(例如报价、折扣方案)的响应文件在谈判前发给工作人员，谈判之初由工作人员通过谈判供应商代表实时出示的身份证和响应文件中的授权文件或身份证明文件进行对比，确认对方的身份。

  其次是原件与扫描件的效力层级。对于多家供应商参加谈判的项目，如果要求谈判供应商提前发送的谈判文件里包含报价等涉及核心竞争的内容，对方难免会有报价提前泄露造成被动竞争的担忧。为了打消这个担忧，可以在涉及核心竞争内容的沟通时，再要求对方对该部分做出响应。另外，因为是视频形式的远程谈判，工作人员收到的中间报价单只是扫描件，原件在谈判供应商手中。一旦谈判供应商反悔，新制作一份不同的报价单原件，发生纠纷时，需要提供证据，原件的效力高于扫描件，这对采购人是不利的。怎么才能规避这种风险?可以要求谈判供应商在报价单中增加一条声明:本报价及承诺函的扫描件与原件具有同等法律效力。声明的内容根据需要调整，但本质是确保扫描件与原件相同的法律效力。

  再次是视频通讯软件的选用。可选的通讯软件类别较多，应综合考虑使用便利性、稳定性、安全性、成本等因素。此外，还应考虑备用通讯软件。如果主选的通讯软件使用效果不佳时，应有备选的通讯软件。

  再其次是培训。由于通过手机应用软件远程扫码签字，一些较少使用电子交易平台的人员可能不会操作。这就要求工作人员对谈判小组和谈判供应商组织开展必要的培训。

  最后也是非常重要的一点，保密问题。当需要同谈判供应商逐一沟通谈判时，应确保其他谈判供应商不会在不被人注意的情况下进入正在谈判的网络空间，不会借此窃取对方的秘密。应实现工作人员对谈判空间的进入权限可控。由于电子交易平台主要是为了实现招标投标活动，支持投标文件的提交，但不-定支持谈判响应文件的提交。因此，谈判小组谈判时需依据工作人员提供的谈判资料，这些资料在传输时应进行加密。

  结语

  电子交易平台为企业采购发挥了重要作用，但仍需不断优化提升，拓展应用的范围和深度。笔者提出两条建议，一是开发视频通讯功能。受限于电子交易平台的现有条件，远程异地评标和远程谈判尚需借助第三方的视频通讯软件来开展。如果电子交易平台增加视频通讯的功能，远程异地评标和远程谈判的组织便利性将大大提高。二是开发非招标模块。虽然需要投入一定成本，但是非招标模块的使用，将为相关方带来远超成本的综合收益。

  参考文献:

  [1]刘新新,吴亚楠.多维度建立电子招标投标系统应急体制[J].招标采购管理,2020.(05):27-28.