如何提升招标文件编制质量

网新源建设有限公司 崔智雄 李媛 焦思维 赵文国

 [摘要]招标文件编制质量很大程度上影响着招标采购活动实施效率及效果，本文通过对招标来购工作经验的总结归纳，梳理出影响招标文件编制质量的主要因素，提出有针对性的解决措施。

 [关键词]招标文件;编制质量

 招标投标是应用技术、经济的方法和市场竞争机制，组织开展的一种公开、公正和择优的成交方式。其不仅能节约成本，也能预防和减少腐败的发生。招标文件作为投标人编制投标文件的重要依据，直接影响若招投标结果和合同履行水平。

 招标文件编制存在的问题及成因

 招标文件编制质量不高可能导致多种问题的发生，如投标阶段产生大量的招标文件澄清，评标阶段导致项目暂停或者流标，合同谈判阶段造成合同谈判失败、无法签约等。通过对近年来多个批次的招标文件澄清、评标工作经验进行归纳梳理，笔者总结出导致招标文件编制质量不高的主要原因:

 1.对招标活动最新政策规定掌握不充分。近年来随着“放管服”改革推进，招投标及工程建设领域相关制度规定不断更新。由于对政策变化不熟悉导致的资质要求设置不合理、招标文件编制不完善情况频发。

 2.招标文件编制信息化程度不高。商务文件通过手工编制，在大量的复制、粘贴、填写、修改过程中，极易发生由人为失误导致招标文件编写错误的情况，因此商务文件编制准确率和效率难以提升。

 3.招标文件复核机制不完善。对招标文件必要的澄清修改需在投标截止时间至少15日前发出，若前期不进行招标文件复核，往往发现问题时已经超过澄清修改时间，文件编制错误无法得到及时处理，甚至会导致项目评标失败。

 提升招标文件编制质量的措施

 1.紧跟国家政策导向，关注工程建设等领域的管理规定变化。根据近5年国务院陆续颁发的关于取消和下放批行政许 可事项的决定，我们搜集整理了各类资质证书最新图片，修订《专用资格设定参考手册》及《专用资格设定参考手册》

 图文版。收集梳理每批审查工作中遇到的资质设置合理化修改建议，滚动更新公司(集中采购统一策略库)，保证招标文件设置的投标人资格业绩要求语言描述更加清晰、准确，避免出现由于文字表述模糊或者不准确造成的歧义。

 专用资格要求的实时更新，有效避免了由于招标人专用资格设置不合理导致的招标项目暂停、购买招标文件不足3家等情况的发生。采取这一措施后，招标阶段未出现由于资质业绩设置不合理导致项目暂停情况发生。

 2.编制审查工作清单，明确审查要点。依据《招标投标法》、工程建设等领域行业规定以及公司招标采购活动管理办法，总结招标采购文件审查工作经验，制作《文件审查大纲》《文件审查记录表》表单。大纲分为文件整体性、批次计划汇总表内容、合同款、技术规范、报价文件五个板块，专家在进行审查时可对照大纲内容逐条确认，并将问题内容及修改建议记录在《文件审查记录表》中，表单内容如表1、表2所示。

 招标采购文件审查清单，涵盖了文件审查工作中需注意的审查要点，内容全面详尽。通过对照审查清单对招标采购文件进行逐项检查，保障招标采购文件编制质量，有效减少招标阶段的澄清数量。

 3.通过提高标准化水平，为信息化建设提供有力保障。对不同采购方式的商务文件模板进行梳理，针对不同类型招标项目分别设置标准格式模板，固化商务文件模板中招标编号、项目名称、踏勘情况、分包情况、代理服务费收取情况、是否框架采购、中标的限制、权重、商务技术评分标准9个标准字段。贯通审查与招标文件编制平台，依托目前招标文件审查使用的ERP系统，开发商务文件自动生成模块，从系统中直接获取审查后的标准字段信息，实现“范本自动抓取”“信息自动导入”的一键生成商务文件功能。

商务文件实现自动编制后，文件编制效率大大提升。2021年第二批为全年项目数量最多的批次，共有265个项目，若采用手工编制商务文件，每个项目商务文件编制时间约10分钟，编制完成约需44.17小时。而通过商务文件自动生成模块，仅用15分钟便可实现265个商务文件的全部生成。经复核，商务文件关键信息正确率100%。

 4.增设招标文件复核机制，梳理招标文件的易错易漏点，按类型分步骤形成招标文件“体检单”,如表3所示。体检内容主要包括最高投标限价、分值权重、评分细则、*号条款、中标限制、资质业绩情况等内容。招标文件编制完成后，项目经理对照招标文件“体检单”对所负责项目的招标文件逐项自检，并对结果签字确认。

 经统计，2021年常规批次的招标项目存在问题文件数量占比情况如图1所示。

 下一步，将从以下两个方面着手，对提升招标文件编制质量进行不断优化。一方面，持续提升招标采购标准化建设，推行招标采购项目标准化分标，审查阶段将同一分标项目使用的资质、权重、评分标准、技术文件范本等内容进行固化设置，逐步减少招标文件内容的手动编制，降低招标文件错误发生率，提高招标采购效率。另一方面，采取线上线下双渠道模式，基于微信公众号平台与供应商见面会等形式，畅通供应商意见和建议反馈渠道，征集供应商对招标文件的意见和建议，多角度全方位了解招标文件编制过程中存在的问题，针对投标人关注的典型问题制定整改方案，不断提升招标文件质量。

 结语

 本文通过近年来多个批次招标文件澄清以及招评标工作经验，总结提出影响招标文件编制质量的主要原因，并提出了专用资格要求设置实时更新、审查工作清单编制、商务文件自动生成、招标文件增设复核机制四个解决措施，以期达到招标文件编制正确、信息完整、内容统一的目标。

参考文献:

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  [2]张武,王亚玲.浅谈招标文件编制要点与质量控制[J].招标采购管理,2020.(12):31-33.

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