创新“N+1+N”云谈判模式提升非招标采购质效

国网物资有限公司 周梦迪 宋欣 程艳从

 谈判作为非招标采购流程中的关键环节，一直以来都存在流程烦琐、时间冗长、谈判成本高、风险防控难、谈判质效低等痛点问题。本文结合“互联网+”采购实践经验，依托电子交易系统，融合移动互联、智慧供应链管理思维，创新实践了“N+1+N”云谈判模式，谈判全程通过平台在线交互、全程记录和永久追溯，实现流程智能化、谈判个性化、监督信息化，提高谈判质量，实现采购人和供应商的双赢，提升采购质效。

 一、传统谈判模式

 企业采购中，招标采购在国家政策性文件约束下，经过多年实践，流程设计已经非常成熟。但非招标方式采购，由于没有统一的规范性文件，且谈判和再报价流程烦琐、供应商水平和配合度参差不齐，企业实际操作流程各异，在谈判流程、多轮报价把控、评审工作流程的规范性等方面，还有很大的优化提升空间。

 传统谈判模式为谈判小组集中审阅响应文件，针对响应文件未实质性响应采购文件要求的，或响应文件中有含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的内容等问题拟定谈判提纲。通过邮件和电话的方式通知供应商在指定的时间和地点进行谈判。谈判过程中，谈判小组依次与所有供应商进行商务、技术、价格面对面谈判，供应商可以在现场对谈判问题进行说明，也可以根据后期指定的时间进行补充文件的提交。谈判现场需要做好谈判内容记录，并由谈判小组全体成员和供应商代表集体签署。经澄清与谈判，响应文件仍不满足采购文件规定实质性要求的，应当否决其应答，不再进入下一轮谈判。

 传统谈判模式存在以下问题：

 1.供应商投标成本高

 由于评审工作的保密性，常选择与外界隔离的较偏远地点开展，评审时长3~5天不等。在此期间，供应商接到谈判通知后，需要安排项目专属授权代表在指定时间到达谈判地点，供应商基本选择评审地点附近的酒店等待，外地供应商除住宿费用外，还需支付飞机、火车等交通费，耗费大量的人力、物力和财力。另外，供应商需在现场等待谈判，花费较多时间。

 2.谈判质效不高

 每个供应商均需预留一定的谈判时间，如遇供应商较多的情况，谈判和评审时间会无限延长。因供应商的谈判和补充文件时间有限，供应商对于谈判问题的理解、回复和补充文件的提交常有不充分、不全面的情况发生，对于采购人和供应商都是巨大的损失。

 3.廉洁风险高

 在面对面谈判的过程中，可能会出现专家或工作人员暗示供应商、保密信息泄露等问题，产生一系列的廉洁风险。在谈判等待过程中可能会出现供应商之间协商、串标、围标等问题。

 二、“N+1+N”云谈判模式流程设计

 针对传统谈判模式存在的问题，通过“N+1+N”远程谈判模式流程设计，利用先进的信息技术以及现代管理手段，实现非招标方式采购模式的创新优化，改造企业采购业务流程与管理流程，最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成，从而实现成本、质量、服务和速度等方面的巨大改善。

 “N+1+N”云谈判即N个谈判专家，依托1个电子交易系统，与N个供应商开展云谈判，以实现质量优先、价格合理、诚信共赢的采购理念（见图1）。

 “N+1+N”云谈判模式可实现谈判全流程电子化。谈判过程中，谈判专家针对供应商响应文件存在的问题在线编写谈判记录单，并通过电子交易系统发送至供应商，供应商可在任何时间和地点登录电子交易系统查看谈判内容，并在规定时间内通过数据电文形式在电子交易系统内进行回复和提交补充文件。谈判专家实时在电子交易系统内查看供应商的回复情况、下载供应商的回复文件。商务、技术条件确定后，谈判专家可随时开启多轮次报价，供应商实时加密提交报价，电子交易系统在规定时间自动解密报价。整个谈判过程的所有操作和谈判交互均通过电子交易系统完成，监督人员可全程在线监督，在提高谈判质效的同时，又有效防范廉洁风险。

 三、云谈判模式优势分析

 该模式基于智慧交互、人工智能、大数据管理、云平台等技术手段，以“电子流”代替“实物流”，打破时间、空间制约因素，通过资料云传输和报价云计算，实现多名谈判专家与近百家供应商实时在线交互和全程在线监督，谈判全程记录在案并可永久追溯，最大限度地实现了技术上的功能集成和管理上的职能集成，从而实现在成本、质量、服务和速度等方面的巨大改善，达到采购人和供应商双赢的目的。具体有以下三个方面。

 1.流程智能化，为供应商“降压减负”

 “N+1+N”云谈判模式可实现供应商在任何时间、地点通过电子交易系统完成谈判和再报价的所有操作，实现供应商谈判“一次不用跑”，谈判应答“零成本”。在防疫常态化形势下，持续助推企业复工复产，有效防范新冠肺炎疫情的传播。

 2.谈判个性化，有效提高供应商应答质量

 “N+1+N”云谈判模式下，谈判准备时间由1~2小时增加至12~15小时，供应商收到谈判记录单后，有充分的时间理解谈判问题、查阅相关资料、准备谈判问题和补充材料，促使供应商更高效、更准确地参与谈判，精准应答，提高谈判质量和项目成功率，采购人可获得更优质的设备和服务；谈判轮次由4~5轮减少至1~2轮，谈判总时间减少80%，应答成本直降为0，谈判质效显著提高，实现采购人和供应商的双赢。

3.监督信息化，监督人员全程在线监督

“N+1+N”云谈判模式可实现谈判通知、供应商回复、多轮报价全部通过电子交易系统在线交互，杜绝人为干预；谈判过程文件由原始的多人传递转变为云传输，杜绝任何纸质谈判文件，保证谈判过程文件的信息保密、全程记录和永久追溯；监督人员线上全流程监控，谈判专家、供应商和采购专责的任何操作均有迹可查，有效防范谈判文件的泄露和廉洁风险的发生。

 四、云谈判模式应用前景

 “N+1+N”云谈判模式已在百余个竞争性谈判项目中全面落地应用，最大项目谈判过程中，近百家供应商线上同步与多名谈判专家开展谈判工作。供应商可以提供更加全面、详实的补充材料，精准应答，提高谈判质量。

 从流程来看，“N+1+N”云谈判模式突破传统思维定式，破除固有的谈判专家与供应商面对面谈判的流程，利用信息化手段，实现多个谈判专家与多个供应商同时开展云谈判。

 从效率来看，“N+1+N”云谈判模式突破时间和空间的限制，为谈判工作提供公开透明、有迹可循的信息路径，有助于提升谈判工作效率，提高供应商应答质量，实现谈判智能化。

 从效益来看，“N+1+N”云谈判模式以“电子流”代替“实物流”，有效降低组织谈判人力、物力成本，降低供应商交通、应答成本，提高中小企业的竞争能力，投入产出效益明显提升。

 五、结语

 “N+1+N”云谈判模式全流程线上化、智能化，既能有效满足国有企业依法自主、柔性精准的个性交易需求，又能最大限度地秉承招标采购公开、公平、公正的价值原则，全面提升谈判工作效率，优化供应商应答环境，实现谈判全过程、全方面的在线监督管控，增强廉政风险防控能力。

 “N+1+N”云谈判模式具有“行业+专业+数据”核心价值，智慧的技术解决方案，跨地区、跨行业转化率高等核心竞争力，应用深化招标采购全流程电子化交易创新实践成果，创新运用智慧交互、人工智能、大数据管理、云平台等技术手段，同时融合移动互联、智慧供应链的管理思维，为国网物资有限公司及各行业的物资管理业务提供高效、规范的智慧决策。承载着规范性高、通用性强的“N+1+N”云谈判模式，凭借其智慧高效、简捷易用的特性，可进行跨地区、跨行业互认应用，具有广阔的应用前景。

来源：《招标采购管理》