南京市工程造价咨询成果及过程文件档案管理办法

宁建价字〔2022〕17号

第一章 总则

  第一条 为进一步规范工程造价咨询业务活动，加强工程造价咨询企业咨询成果及过程文件档案管理，结合取消工程造价咨询企业资质审批改革背景，创新和完善工程造价咨询监管方式，推进事中事后监管工作落到实处，根据《工程造价咨询企业管理办法》、《江苏省建设工程造价管理办法》、《建设工程造价咨询规范》以及《江苏省建设工程造价咨询业务指导规程》（2021版）（以下简称“指导规程”）等相关规定，现结合本市实际，制定本办法。

  第二条 本办法适用于在本市行政区域内从事工程造价咨询业务活动的工程造价咨询企业（以下简称“造价企业”）成果及过程文件档案（以下简称“业务档案”）的管理。

  第三条 本办法所称业务档案管理，是指造价企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审定到出具报告书全过程中形成具有查考和保存价值等文件材料的相关管理工作。

  第四条 造价企业业务档案管理应遵循客观、科学、合理的原则，确保业务档案完整、准确、规范、系统，并依法保护国家秘密、商业秘密和个人隐私。

  第五条 南京市建设工程造价监督站（以下简称“市造价站”）负责造价企业业务档案管理的监督指导、标准制定、考核评定等工作，并组织实施差别化监管。

第二章 业务档案立卷要求

  第六条 业务档案立卷遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；应按委托项目分别立卷，对于多专业、多标段、周期长、复杂性项目也可按咨询报告进行立卷。卷内文件材料应真实完整、手续完备、关系对应。

  第七条 业务档案立卷类型应依据工程造价咨询合同服务内容确定，包括：项目建议书及可行性研究；投资估算的编制与审核；设计概算的编制与审核；施工图预算的编制与审核；工程量清单的编制与审核；最高投标限价的编制与审核；投标报价分析；工程实施阶段造价咨询；工程结算的编制与审核；工程竣工决算的编制与审核；全过程造价咨询；工程造价鉴定等其他有关工程造价咨询工作。

  第八条 造价企业应根据不同咨询业务类型，按照业务档案归档材料（咨询成果文件、咨询依据文件、其他文件）、案卷的编目、卷内文件目录、卷内备考表以及案卷装订等要求，做好业务档案的组卷与装订，确保档案内容完整齐全、质量良好，便于有效查阅。

  第九条 造价企业在规范纸质业务档案管理的基础上，应结合业务系统，建立电子档案管理体系，实现电子文件从形成到归档、保管、利用的全过程管理。

第三章 业务档案内部管理

  第十条 造价企业应建立健全业务档案管理的各项规章制度，包括档案收集制度、统计制度、保密制度、借阅制度和库房管理制度以及档案管理人员守则等。

  第十一条 造价企业应有封闭、独立的档案管理空间，明确专人负责业务档案管理工作，至少配备一名专（兼）职档案管理人员，并要求严格按照业务档案管理的各项规章制度履行工作职责。

  第十二条 档案管理员应努力学习理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平，积极参加档案业务培训，了解各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。切实做好档案的收集、分类、整理、编目等工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量。

  第十三条 造价企业在完成委托的咨询项目后，应向委托方出具书面咨询报告书，在咨询报告书签发后40日内逐项建立档案，并在“江苏省建设工程造价市场监管监测系统”（www.jszj.com.cn）中上报。

第四章 业务档案标准制定及应用

  第十四条 市造价站负责监督指导造价企业业务档案管理工作，制定《南京市工程造价咨询业务档案考核标准》（见附件），建立健全业务档案监管体系，不断推进造价咨询行业业务档案管理工作规范有序。

  第十五条 造价企业业务档案考核实行百分制，按照《南京市工程造价咨询业务档案考核标准》进行考核评分，对不符合考核标准的造价企业，督促其及时改正。

  第十六条 市造价站负责造价企业业务档案管理的事中事后监管工作，定期组织开展业务档案专项考核，并将考核结果予以公布。对考核分值在90分及以上和60分以下的造价企业予以通报，同时纳入造价企业信用动态管理。

  第十七条 造价企业业务档案考核结果将作为市造价站差别化监管的依据之一。

  对考核结果为90分及以上的造价企业：

  1.予以表扬；

  2.减少动态检查频率；

  3.建议相关部门或专业协会在参选、参评时予以优先考虑。

  对考核结果为60分以下的造价企业：

  1.予以责令限期改正；

  2.列入重点监管企业名单；

  3.加大动态检查频率；

  4.建议相关部门或专业协会在评优、评先时予以慎重选择。

第五章 附则

  第十八条 造价企业应高度重视业务档案管理工作，严格按照指导规程相关要求，认真自查自纠，做到全面收集、规范整理、及时归档，确保在考核评分时符合标准要求。

  第十九条 市造价专业协会应切实履行行业自律职责，依据本办法细化分解、研究落实指导规程，并组织开展造价企业业务档案培训和宣贯工作，增加交流探讨频次，推广业内先进经验，积极分享业务档案典型案例，促进行业业务档案管理水平整体提升。

  第二十条 对参与业务档案考核的工作人员在履职过程中存在玩忽职守、弄虚作假、滥用职权、隐瞒不报、徇私舞弊的，以及对造价企业业务档案管理工作造成不良影响的，将按照有关规定给予追究，并给予严肃处理。

  第二十一条 市造价站可根据实际情况对《南京市工程造价咨询业务档案考核标准》以公告形式进行适当调整。

  第二十二条 本办法中第二章、第三章及《南京市工程造价咨询业务档案考核标准》涉及内容，具体参照指导规程相关要求执行。

  第二十三条 本办法自发布之日起实施。

  附件（详见市建设工程造价监督站官网）：南京市工程造价咨询业务档案考核标准

南京市建设工程造价监督站

2022年5月31日