国有企业采购失败原因及对策分析

新疆交通投资(集团)有限责任公司 刘金修 李钰

新疆交通科学研究院有限责任公司 陈靓

  【摘要】采购工作贯穿国有企业生产、经营和管理的各个环节，其工作成效与企业的经营目标密切相关。如何有效地提高采购成功率是一直困扰国有企业采购人员的重要问题。本文通过研究国有企业采购过程中的问题，系统分析了国有企业采购失败的原因，提出了解决对策，为国有企业规范采购工作流程、保障采购质量、提高采购成功率提供借签与参考。

  【关键词】国有企业;采购;对策研究

  国有企业采购的资金来源属于国有资金，但它既不属于政府采购,又与民营企业不同,具有公共采购与企业采购的双重属性。这种客观存在的双重属性,要求国有企业采购既要在采购过程中满足合法合规性要求,也要面临法规供给不足的现状。如何处理好合法合规与质量效率之间的矛盾,是国有企业开展采购工作面临的困惑问题。本文对国有企业采购过程中失败原因进行系统分析,归纳总结相关经验,提出解决对策,为提高国有企业采购成功率提供相关建议。

采购失败主要类型

  采购人终止采购。在发生不可抗力、政策或规划调整、采购文件有重大错误、采购计划发生变化或生产任务取消等情况下，采购人终止采购,从而导致采购失败。

  响应供应商没有达到规定数量。采购文件发售截止时间后,供应商报名没有达到规定数量，竞争性不足，导致采购失败。

  经初步评审后响应供应商数量不足，竞争性不足。经过初步评审后,评审小组判断所有响应文件无效或所有响应报价失去竞争性,且高于市场预期价格,终止评审,导致采购失败。

  成交供应商放弃成交。成交候选人公示期间、成交候选人公告期间或成交通知书发出后,成交供应商放弃成交,导致采购失败。

  其他原因。上述四种采购失败以外的其他情形。

采购失败原因

  按照采购工作各环节的参与主体，将采购失败原因主要分为以下五个方面:采购人原因、代理机构原因、供应商原因、评审专家原因及其他原因。

采购人原因

  1.市场调研不充分。采购人未对项目进行元分的期调动 对市场供需情况不够了解,对项目工作量判断有偏差。如采购人主观上根据以往的采购经验上报预算,未考虑成本上涨等因素，导致预算过低,吸引力不足,参与供应商较少。或采用邀请方式时,供应商不具备相关资质条件仍然被邀请。

  2.资格条件设置不合理。在采购文件中设定的资格条件不合理,与采购项目的实际需求不符。如某些采购金额不大的项目,采购人育目地认为资质要求越高,完成项目的能力就越强,对自己越有利,进而在采购文件中设置过高的资质要求、财务要求等,导致出现满足要求的大企业看不上、想参与的中小企业达不到要求的情况。

  3.最高限价设置过低。采购人设置最高限价未进行系统的测算分析,单纯地将限价降到最低。如部分采购项目设定最高限价时仅从采购人的角度出发,未考虑市场行情、供应商响应成本及履约成本,导致最高限价过低。或采用粗扩的方式设置最高限价,在预算价的基础上未经市场测算而直接下浮百分比进行设置,有时甚至比成本价还要低,直接导致供应商放弃参与采购活动。

  4.采购需求不合理。部分采购人在编写所需商品技术参数时先入为主,无形中选择了倾向性指标,指向一个品牌或者限定品牌范围，排斥了其他潜在响应供应商。或在采购文件中规定了不合理的需求条件，如交货期要求过短、支付方式过于严苛、产品质保期过长等。

代理机构原因

  1.采购文件编制水平不足。采购文件的编制是否规范、准确、严谨,对整个采购的进度和成败有直接影响,但实践中很多采购项目的文件编制仍然存在较多问题。如代理机构惯性套用以往的采购文件范本、忽视了项目之间的差异性,导致有些条款甚至相互抵触。

  2.采购文件中否决条款过多。为了减少歧义,在编制采购文件时设置了较多的否决条款,未考虑项目实际情况,导致采购文件中本来应按照细微偏差处理的也做否决条款处理,结果造成采购失败。

  3.评审环节有瑕疵。招标代理机构虽不参与具体评标工作,但应具备一定的专业技术能力。在项目评审时,部分工作需要招标代理机构进行辅助,此时招标代理机构的专业能力就尤为重要,需对采购文件中表述不清或者不明确的部分条款向评审专家进行释义。如某些采购项目本来可以继续进行,但是由于招标代理机构对采购文件条款理解不到位、解释不清楚、法律条文不熟悉导致本应采购成功的项目失败。

供应商原因

  1.供应商自身能力、实力不足。部分供应商参加采购活动较少，没有专业的响应文件编制人员，员工临时兼职,编制经验匮乏,在采购过程中不能充分理解并响应采购文件的要求,导致采购文件符合性审查不通过或出现严重偏离,如报价超过最高限价、未按要求提供财务、纳税证明，未递交响应保证金,未按要求响应带*的重要条款等。

  2.思想不重视,响应文件低级错误较多。部分供应商在编制响应文件时思想不重视,准备工作不足,仓促响应,不做全面细致地研究,导致编制的响应文件不够严谨,低级错误领现,响应文件质量较低。如响应文件未按要求密封、响应函法定代表人不签字不盖章、响应产品的规格参数不符合采购文件要求、项目名称不对应、报价大小写不一致等错误。

  3.缺乏正确认识,心存侥幸。部分供应商对采购工作缺乏正确认识,存在饶幸心理,为了可以成交,故意将报价调低,企图通过不合理低价成交:更有甚者,自身资格条件不符合采购文件的实质性要求,企图通过捏造相关材料蒙混过关。

评审专家原因

  1.专业性不够,经验不足。评审是采购的关键环节,评审过程中专家的专业知识、业务能力尤为关键。部分专家不能准确理解和熟练掌握项目所涉及的专业知识,对采购程序和评审要求不了解,对采购相关法律法规、政策条文不熟悉，缺乏采购评审领域的法律体系支撑,评审中容易出现凭个人主观经验判断的情况。部分专家理论知识更新缓慢,不注重学习新知识、探索新领域,缺乏对市场上主流产品与技术工艺的了解和掌握，专业能力与时代脱节,沿用老套的思想、惯用的手法,“一视同仁”地进行评审,无法满足评审工作的需要。

  2.责任心不强,担当缺失。采购评审是一项严谨而细致的工作，也是实现公开、公平、公正原则的重要环节。部分评审专家在评审时,阅读采购文件不够细致，对实质性要求和关键性条款理解不到位。当采购项目标段或响应文件数量较多时,缺乏一定的工作耐心,不能以认真的态度完成评审。加之责任心不强,时常导致误判,使采购工作变得非常被动。同时,部分评审专家在选择评审专业时为增加抽中概率,未能严格从所学专业、工作经历出发,申报多个跨度大、不熟悉的评审专业。

其他原因

  采购信息披露不充分。目前国有企业采购信息主要通过中国招标投标公共服务平台及企业官网,由于每天发布的采购信息量巨大,更新速度较快,很多采购信息不容易被找到,潜在供应商获取信息难度较大。部分采购项目如采用谈判、询价等采购方式时,虽满足法律法规的要求,但不能做到广而告之，当供应商获取到采购信息时,编制响应文件时间往往不足,导致很多潜在供应商没有参与,竞争性不足。

提高采购成功率的对策

  加强采购知识学习、规范采购工作流程

  国有企业要加强对招标采购相关法律法规与政策条文的研究学习,把学习与工作有机结合起来,在干中学、学中干,深刻理解采购工作的重要意义,提升采购能力,提高采购效率,丰富采购实践经验,进一步强化和规范采购工作流程,完善内部流程控制制度。

  明确实际采购需求,合理编制采购预算

  采购人准确合理地提出采购需求是开展采购工作的第一步。采购需求编制要符合国家法律法规,满足采购人实际工作需要，满足项目基本需求和公开、公平、公正原则,不得带有歧视性、排他性和倾向性。编制采购预算时要对企业环境变化做出理性分析,广泛收集采购商品的质量、价格等市场信息,掌握主要采购商品信息的变化,根据市场信息的动态变化做好调整,努力做到稳妥、可靠、不重不漏,符合市场预期。

  做好市场采购调研,科学设置评审条件

  采购人要将前期工作做细、做扎实,根据自己的实际采购需求和项目定位进行市场调研,深入了解供需情况,对潜在供应商的资质、信用、业绩、履约能力、财务状况等进行研究分析,科学合理地设置资格条件、评分标准与合同条款,为采购工作的顺利开展打下坚实的基础。

  规范使用采购范本,严谨编制采购文件

  严谨、细致、准确、合规的采购文件是保证采购工作顺利开展的基础，也是解决采购失败问题的关键途径。目前国家、协会等都发布了不同采购类别的示范文本,为有效规范采购文件的编写提供了参考和依据。基于此,通过参考国家、协会采购示范文本,结合国有企业自身的现状，组织相关专业技术力量研究编制适用于企业内部的采购示范文本，解决企业采购过程中因采购文件编写不规范、不严谨、不科学而导致采购失败的问题。

  细化评审管理工作,提升项目评审水平

  采购评审是整个采购工作中的关键一环,细化评审管理工作,加强代理机构、监督人员对评审专家的组织和监督,对提升采购评审水平、提高采购成功率具有显著作用。首先,根据项目自身特点,从满足要求的专家库中随机抽取具备专业知识、类似项目经验、了解采购法律法规、行业政策等要求的评审专家。其次,在准备评审时认真宣读评审纪律、保密纪律,组织评审专家认真阅读采购文件、熟悉采购项目、掌握评审标准和方法。再次,在评审过程中协助专家快速进入评审工作,引导评审专家掌握评审节奏,认真、细致、严谨地进行评审。若评审专家出现偏离评审主题的讨论时,适时提醒。完善复核机制,及时、有效地纠正评审中出现的问题,最后,评审过程中实行全程录音录像、全过程监督，做好各阶段保障工作。

  优化创新采购方式,提高项日采购质量

  在坚持法定性与合规性原则的基础上,适度对采购方式进行优化创新，促进采购方式科学化发展,提高采购项目的质量与效率。如深入推进电商采购,充分发挥网络电商采购阳光透明、高效快捷的优势,对采购频次高、单次规模小、集约化不足、风险点多的低值易耗品进行电商采购;或根据实际情况，对传统的分散采购，统筹规模优势,试行集中采购,在实现以量换价的同时提高采购项目的质量与效率。

结语

  本文针对国有企业采购中遇到的采购失败问题进行了分析研究,对国有企业加强内部管理,规范国有企业采购行为,防范国有企业采购失败风险,提升国有企业采购质量,解决国企采购采购成功率较低的问题提供一定参考和借鉴。

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