招标代理机构精细化管理

北京国际贸易有限公司 尤旭

  摘要：面对激烈的竞争环境，只有实行精细化管理，才能提升招标代理机构的市场竞争力，最终实现其自身高质量发展。文章阐述了实施精细化管理的意义，分析了招标代理机构精细化管理存在的问题，并从深化数字化转型、实施业财融合、优化招标采购流程、强化精细化管理培训等方面提出改进措施，以达到降本增效、增强招标代理机构核心竞争力的目的。

  关键词：招标采购;企业成本;精细化管理

  为贯彻“构建高水平社会主义市场经济体制”的战略部署，响应国家推动经济结构优化升级的号召，增强企业的市场竞争力，精细化管理变得至关重要。我国采用招标方式进行日常采购已超过20年。随着招标采购在企业运营中的核心地位不断凸显，其管理范围己从最初的采购扩展至需求管理，预计未来还将涵盖合同管理。招标代理机构作为采购流程中的关键角色，对众多企业的高质量发展有重要影响。因此，其必须紧随时代发展，以专业视角全面审视招标采购全过程，深化精细管理，推动精细化管理与招标采购的深度融合。这有助于推动招标代理机构从粗放式管理转向高质量、高效率的管理模式，促进企业管理水平全面提升，实现企业可持续发展。

  实施精细化管理的意义

  精细化管理概念最早出现于20世纪50年代，是对传统标准化管理方式的进一步深化和完善。其管理目的是尽量减少企业的经营成本和所需资源，将管理目标具体化和明确化，确保各个目标能够落实和执行到位，从而提升企业的社会效益和经济效益。

  当今社会对招投标工作提出了更高要求，招标采购过程中的资源整合对于项目的成功至关重要。随着我国供给侧结构性改革的深化和企业战略升级的推进，部分招标代理机构的运营模式未能与时俱进，在质量把控土略显松散，且招标范围相对局限，招标目的仍然是完成任务。

  目前，部分招标代理机构开始尝试采取比传统的粗放管理方式更为全面和系统的精细化管理方式，以提升其运营水平和运营效率。然而，在实施过程中，一些招标代理机构并未根据自身的实际情况进行精细化管理，仍然存在管理混乱、配套体系不完善等问题。精细化管理得不到充分实施，招标代理机构的发展也达不到预期效果。而精细化管理要求系统化、精细化设计招标流程，只有流程合理、灵活，每一个步骤的设计足够详细，对参与其中的人员职贵和工作内容有明确规定，以及应急预案足够细致，才能有效提高工作效率，并有助于降低流标、废标概率，减少人力和物力资源浪费。

  精细化管理存在的问题

  缺乏精细化管理理念

  首先，部分招标代理机构对精细化管理缺乏深刻的认识，因此，在具体操作过程中，往往对各项管理工作开展得不够精细，进面影响了其经营效率。其次，部分招标代理机构缺少对精细化管理工作人员的培训与教育，使其不清楚精细化管理的具体操作与执行方式，因此，在实践中很难进行有效的精细化管理、最后，要实现精细化管理，还必须有相应的硬件和技术支撑，然面，由于资金和技术创新的局限，不少招标代理机构未能达到开展精细化管理的基本标准，如在数据处理、评估和监控等方面存在不足，这在一定程度上阻碍了精细化管理在招标代理机构内部推广和应用的深度。

  对数字化转型认识不足

  精细化管理需要基础设施和技术支持，如数据采集和分析系统。党的二十大报告指出:“加快发展数字经济，促进数字经济和实体经济深度融合，打造具有国际竞争力的数字产业集群。”数字化转型既是国家战略，也是企业开展精细化管理不可忽视的重要手段。不只是技术更新，同时也是经营理念、战略、组织、运营等企业经营领域全方位的变革。很多招标代理机构难以跳出数字化转型是丰富信息技术应用的认知，转型思想停留在不断改进和优化办公系统上，依赖信息部门推动数字化，没有真正上升到机构战略层面，导致行业与数字化结合度不高。由于目前市场上尚未出现完全满足非招标业务的规划和未来运营发展的数字化平台，与之配套的相关规章细则仍是空白，行业间数字信息化系统契合度不高，系统服务范围受限，工作效率低下。

  财务管理的精细化程度不够

  精细化财务管理是一种注重精确化和规范化的业务管理方式，通过对工作流程的量化和细化来提高管理的有效性。这样的管理方式既可以有效地分配内部和外部的资源，又可以保证企业的管理目标和运营目标一致，有效实施企业战略计划。世界500强企业、一流国企、中央部委、各委办局的出现，对招标代理机构的时效性、全面性、差异性要求越来越高，这就要求招标代理机构要加强多部门协作。虽然很多招标代理机构不断进行信息化投入，但大多招标代理机构使用的协同办公系统、财务软件系统、主营业务管理系统等多为不同品牌、不同厂家的系统。例如，ERP系统(一种整合企业流程的营运管理软件)为适配原南北财务软件而搭建，若更换为某友NC(某友软件股份有限公司开发的财务软件)财务软件，则存在多套系统并行导致相互间数据口径不统一的问题，导致对接不及时，难以形成准确、及时、完整的数据链。

  招标采购流程较为粗放

  部分招标代理机构的招标过程比较粗放，存在如投诉和质疑增多，投标人参与人数偏少，无故弃标等现象，使业主对项目的满意度不断下降。造成这些问题的原因之是项目经理前期准备工作不足，在开标过程中没有严格执行规范化程序，对招标文件的制作质量不高等。这一切都是因为招标代理机构缺少精细化管理观念，并未对采购过程进行系统性分析。

  改进措施

  深化数字化转型，实现降本增效

  随着数字化转型的深入，招标代理机构应结合发展实际，实施数字化企业管理，积极探索管理与人工智能、区块链等前沿技术的融合，实现降本增效。一是通过科学的管理模型和数字技术帮助招标代理机构管理层提升管理能力，精准解决管理中存在的问题，提升招标代理机构整体的运转效率。二是借助数字化的管理方式，打破信息孤岛。例如，在成本控制的过程中，可以通过数字化管理和经营发展释放招标代理机构人力资源压力，促进人力资源结构优化;应用远程与可视化技术提升管理效率，节省时间成本;采用绿色环保的数字化办公手段，减少公司耗材使用量，最终实现协同办公和成本动态管控。三是使用云计算、5G技术等建设线上报名、移动支付、电子发票推送一体化线上标书售卖模式，利用分析云工具具备的跨系统、跨模块、跨表单采集数据等功能，在确保数据信息准确性的同时，节约基础人力成本，从而提升招标代理机构的经济效益。

  实施业财融合，推进精细化财务管理

  首先，招标代理机构要实现业财融合，就必须有完整的发展策略和运营计划，将精细化管理的理念融入业务流程的每一个环节。招标代理机构应进一步优化操作流程，提升管理的精准度，加强在预算控制和内部审计等关键领域的管理，提高数据资料的准确性，为管理人员决策提供参考，提升管理效能。其次，招标代理机构应以数字化的新技术为手段，丰富数字化转型的模式，促进业财融合，进而推动精细化财务管理。同时，利用互联网和大数据等技术，搭建金融共享信息平台。一些基础性强、内容重复的财务和业务工作，如成本核算、费用报销等，都可以借助信息化平台进行处理。最后，招标代理机构应突破部门之间的管理屏障，使不同部门之间的深度整合成为可能。管理者应严格按照精细化管理原则，对现有的组织结构进行调整，消除各部门间的财务管理壁垒，使业财融合效果更好。

  优化招标采购流程，提高招投标服务质量

  招标代理机构应细化招投标程序，提高各环节的管理水平，更好地提升招投标工作质量。例如，增设开标前的风险评价，不断优化、改进开标流程。一是对招标过程中出现的问题，应严格依照法律法规的规定重新审核，并仔细做好专家评审工作，收集评估资料。二是统一管理招标资料，并对其进行后期的归纳和分析，对于不完善的内容及时补充到位，以便之后竣工结算使用。三是优化中标公告的发布过程，对投标人提出的质疑进行详细分类，调查招标人的满意程度，并对调查结果进行统一管理，以便为后续工作的开展提供有效支持。四是定期评估中标人的服务表现，通过长期的数据收集和分析，为招标人提供翔实的投标人绩效报告，以确保双方在未来合作中的沟通和交流更加顺畅。

  强化精细化管理培训，夯实人才专业基础

  在推行细化管理的过程中，招标代理机构应不断提升员工的专业素养和综合技能，使其从思想上摒弃传统的粗放型管理模式。首先，应通过各种渠道和方式广泛宣传精细化管理的思想和核心价值，如举办内部研讨会，制作教育手册，建立内部通信平台等，使全体员工深刻认识到精细化管理在企业运营中的关键作用。其次，应根据员工的不同级别和职责，设计定制化的精细化管理培训项目，依据员工的具体需求和工作特性开展针对性强的培训，增强员工的管理意识，提升员工的专业素养。最后，可邀请内外部专家进行系统培训，课程内容包括精细化管理的基本概念、理论框架及实际操作案例，确保员工能够全面理解并掌握精细化管理的理论，从而为精细化管理的实施提供坚实的专业知识支撑。

  结语

  在当前的社会环境下，实施精细化管理有助于招标代理机构制定明智而稳健的战略规划，提高管理的细腻程度，从而使其在激烈的市场竞争中保持稳健的成长。招标代理机构可以通过增强精细化管理意识，深化数字化转型，打造财务共享信息平台，细化招标流程，夯实人才基础等，不断推进精细化管理，增强企业竞争力，提升客户服务能力，进而有效实现降本增效，创造出更大的社会效益和经济效益。

参考文献:

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  [2]祝锡赟.招投标流程优化管理的必要性和重要性[J]中国招标，2016(32):21-24.

  [3]张琦.精细化管理在企业资产价值管理中的运用[J].商业观察，2024(03):113-116.

责编:昝妍;编辑:张曼琳